Os processos são realizados via tecnologia Optical Character Recognition (OCR)
Economia de tempo, espaço físico, dinheiro, recursos humanos. Esses são os ganhos do Município de Cuiabá com a retomada das publicações oficiais na Gazeta Municipal e com a digitalização de todas as publicações, desde 1967, via tecnologia Optical Character Recognition (OCR), utilizada no reconhecimento e conversão de informações entre plataformas. O projeto é executado pela Secretaria de Gestão.
“A Gazeta Municipal e seu processo de digitalização via OCR veio para modernizar os serviços realizados pela Secretaria de Gestão, para dar agilidade aos processos, minimizar as possibilidades de erros e construir um atendimento cada vez mais transparente e sustentável com a erradicação dos processos físicos”, pontua a secretária de Gestão, Mariana dos Santos.
A regulamentação da retomada da Gazeta Municipal foi publicada em decreto nº 8.168, de 21 de outubro de 2020. De acordo com o documento, o periódico substituirá as publicações Municipais realizadas no Diário Oficial de Contas do Estado de Mato Grosso em até 120 dias.
A primeira Gazeta Municipal foi publicada em 10 de dezembro de 1967 e a última em 03 de maio de 2013. Depois disso, as publicações passaram a ocorrer no Diário Oficial do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso. A retomada da Gazeta Municipal aconteceu em 26 de outubro de 2020. Neste processo, 1.418 edições foram digitalizadas, totalizando 40.860 imagens trabalhadas com OCR de alta qualidade.
“Foi feito o trabalho de resgate. Foram digitalizadas todas as Gazetas, todos os veículos de comunicação oficiais da Prefeitura de Cuiabá, desde 1967. Nesse processo, realizamos a preparação e descontaminação dos documentos, digitalização, tratamento da imagem e por fim o OCR que detecta e extrai texto de qualquer imagem. Pois quando o documento é somente digitalizado, ele é só uma imagem estática, mas quando aplicamos esses recursos tecnológicos, transformamos o documento em um arquivo possível de busca”, explica o Diretor de Tecnologia e Informação, Rodrigo Matos Medeiros.
Por exemplo, se um servidor solicita uma licença prêmio, essa licença nasce no sistema eletrônico de gestão de processos, com toda a tramitação digital e segue um rito de análise, utilizando-se dos dados do GDPrev, que é o prontuário eletrônico dos servidores públicos de Cuiabá. A fase final do processo de pedido de licença é com a publicação do resultado. Esse sistema GDPrev está integrado com a Gazeta Municipal. Então, quando o resultado for publicado, ele será automaticamente anexado ao prontuário eletrônico do servidor, alimentando sua vida funcional, graças a tecnologia OCR, dando agilidade ao processo de atualização do prontuário.
Por enquanto, as atividades estão sendo regulamentadas e as publicações ainda estão sendo enviadas também ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso para divulgação. Quando o processo de retomada da Gazeta Municipal for totalmente concluído, publicações oficiais serão descentralizadas, tirando a sobrecarga da Secretaria de Gestão na organização do periódico e dando autonomia para cada Secretaria, que será responsável por organizar suas próprias publicações. A organização final das edições diárias da Gazeta Municipal será realizada pela Secretaria de Comunicação.
